Как да фокусирате екипа си върху продуктивни задачи


Снимка на кредита: Jacob Lund / Shutterstock

Влязохме в свят, където талантите винаги ще бъдат оскъдни. Един от вашите приоритети за 2019 г. трябва да бъде създаването на конкретен план за идентифициране и премахване на дейности, които служителите няма да правят през 2020 г., така че най-добрите ви таланти да се съсредоточат върху нещата, които са от значение.

Честит 2019! Вероятно сте затънали в статии за най-добрите тенденции и прогнози за 2019 г. Вярвам, че условията за бизнес са се развили в свят на постоянен недостиг на таланти. Тъй като бизнесът става все по-цифров, квалифицираните програмисти са в голямо търсене. Трябва да инвестирате в привличане и задържане на таланти от световна класа, но това ще стане по-трудно.

Ето защо през 2019 г. трябва да инвестирате и в това, че съществуващите ви таланти правят това, за което сте ги наели. Всичко друго е загуба на вашите ресурси. Въпреки това много малко организационни лидери всъщност отделят време да напишат план, който ясно идентифицира и насочва дейностите, които няма да правите по това време през 2020 година. най-високите приоритети през 2019 г. Как трябва да правите „по-малко?”

Започнете с ежедневните си операции

Може да изглежда очевидно, но ежедневните операции са там, където служителите прекарват по-голямата част от времето си. Огледайте се около обичайните ежедневни дейности, които служителите изпълняват. Гарантирам, че ще намерите десетки възможности за промяна на това, което служителите правят всеки ден. Ето три области:

1. Премахнете ненужните задачи

Очевидно, ако можете напълно да спрете да извършвате конкретни дейности, това е лесна победа. Надявам се обаче, че вашите служители работят предимно върху неща, които са необходими за бизнеса, и няма много дейности, които да бъдат премахнати.

2. Аутсорсване на несъществени задачи

Когато е възможно, аутсорсирайте не-основните дейности. Управлението на ползите и поддръжката на информационното бюро вероятно не са дейности, които разграничават продуктите ви от клиентите. Ако все още не сте го направили, помислете за възлагане на някои от тези задачи на външни изпълнители, за да освободите хората да работят по важните неща.

3. Инвестиране в автоматизация на процесите

Компютрите печелят в Jeopardy, диагностицират болести и шофират коли. С автоматизираните основни процеси можете да намалите разходите с 50% или повече. По-важното е, че ще отхвърлите остарели бизнес практики, освободете служителите от досадни, ръчни задачи и ще им дадете възможност да се съсредоточат върху работата, която е от значение.

Случаи на употреба

След като разгледате операциите си, обикновено е лесно да намерите бързо възможности, при които автоматизацията на бизнес процесите намалява работата и спестява време. Ето няколко примера от клиенти, с които съм работил:

  1. Училищен район К-12 установи, че учителите губят време да преследват надзорните органи за одобрения. Например намиране на одобрение за планирано пътуване или заявка за покупка. Едно евтино, автоматизирано решение е премахнало тази отнемаща време стъпка и учителите сега прекарват повече време в преподаване.

  2. Една медицинска практика дигитализира най-често срещаните си форми на прием на пациенти. Сега пациентите попълват информация по електронен път. Служителите на офиса вече не трябва да проверяват за грешки и лекарите получават важен 2-4 часа седмично, тъй като не чакат за документи. Това означава, че лекарите прекарват повече време в грижа за пациентите.

  3. При доставчик на независим живот, новият пакет за наемане на борда е нараснал до 40 артикула поради регулаторни изисквания. Изпълнението отне часове и служителите по човешките ресурси трябваше да проверят всичко, да въведат отново данните в системите и да попълнят формуляри W-4 и I-9. Електронният процес намали това само на 30 минути. Сега HR се фокусира върху това да направи новия наем продуктивен.

  4. Строителна компания установи, че поръчките за покупка са продължителни. Това е така, защото хората са използвали погрешни номера на части или единични цени – информация, която е налична по електронен път в SQL. Сега те имат автоматизиран PO процес, който се свързва с SQL, запълва го и елиминира грешки. В резултат на това служителите не чакат за части и проекти, които се изпълняват по-бързо.

Звучи ли познато? Виждал съм примери като този навсякъде и вашата организация вероятно не е изключение. Също така знам, че е почти невъзможно да се промени, освен ако вие, като лидер на организацията, не направите това изричен приоритет.

Вече се предлагат евтини, прости инструменти

Съвременният работен софтуер прави автоматизацията на процеса достъпна за всеки. Вече писах за визуални платформи с нисък код, които улесняват автоматизирането, без да наемат скъпи програмисти. Няма причина да чакате и дължите това на себе си, за да започнете днес.

заключение

Войната за таланти е реална и постоянна – печелившите ще бъдат онези организации, които могат да привлекат, запазят и да извлекат максимума от наличния талант. Спрете да губите времето на служителите на ръчни процеси с временни решения.

Автоматизацията на процесите, използвайки модерна, визуална платформа, има потенциал да бъде играч-чейнджър за вашата организация. Ако сте умни, ще реинвестирате спестяванията в цифрови инициативи, за да можете да продължите да се възползвате от предимствата на цифровата трансформация.

Ашиш Дешпанде

Главен изпълнителен директор на frevvo Inc. Подпомагане на фирмите да постигнат оперативна ефективност с автоматизация на динамичните форми и работни процеси. Докторска степен от Университета в Йейл

Харесвате ли тази статия? Регистрирайте се за по-голямо съдържание.

Бъдете част от Business.com

Вече сте член?
Впиши се.

Ще се радваме да чуем гласа ви! Влезте, за да коментирате.